10 tính năng hữu ích trên Google Docs bạn nên biết

10 tính năng hữu ích trên Google Docs bạn nên biết

(Tamsugiadinh.vn) – Dưới đây là những lời khuyên giúp bạn khai thác tối ưu những tính năng hữu ích mà google docs 2016 đem lại.

Google Docs là một trong những ứng dụng văn phòng phổ biến hiện nay. Điểm ưu việt của nó là tính thuận tiện, được sử dụng miễn phí và tương thích với bất kỳ nền tảng web nào. Chính vì thế Google Docs đã trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc khởi nghiệp và kinh doanh.

Dưới đây là những lời khuyên giúp bạn khai thác tối ưu những công cụ hữu ích mà google docs đem lại.

1. Viết tắt những từ được lặp lại nhiều lần trong văn bản

Cũng giống như trong MS Word, bạn có thể quản lý những từ ngữ thường xuyên được sử dụng bằng cách thay thế một cụm từ phức tạp (thường xuyên được sử dụng) bằng cụm từ viết tắt gọn hơn. Để kích hoạt chức năng này. Bạn mở Google Documents > Tools > Preferences. Trên cửa sổ mới xuất hiện, gõ cụm từ viết tắt bên ô Replace và cụm từ cần thay thế ở ô With. Nếu không muốn sử dụng chức năng này nữa, bạn có thể vô hiệu hóa bằng cách bỏ check trong ô Automatic substitution.

2. Xem các tập tin văn bản đơn giản

Nếu bạn thích sử dụng soạn thảo văn bản bằng máy tính để bàn trên notepad, Emacs, Gedit hay Vim, những tập tin này khi tải lên Google Docs sẽ không thể hiển thị. Vì vậy, trước khi tải một tập văn bản đơn giản lên Google Docs, hãy click chuột phải vào file và chọn rename, sau đó thêm phần mở rộng tập tin với đuôi .txt. Lúc này bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi đọc những file văn bản đó trên Google Docs nữa.

3. Mở rộng không gian soạn thảo

Bỏ đi thanh công cụ bạn sẽ có một cửa sổ tối đa cho việc soạn thảo, để thực hiện được điều này, hãy chọn View sau đó Hide Controls. Để trở lại trạng thái bình thường trước đó, chỉ cần nhấn ESC.

Bạn có thể kết hợp thiết lập này với chế độ “full-screen” của trình duyệt để sử dụng toàn bộ màn hình cho việc soạn thảo. Để chuyển vào chế độ toàn màn hình trong hầu hết các trình duyệt, bạn nhấn F11 trên bàn phím. Kích con trỏ chuột lên phía trên của màn hình sẽ làm cho menu hiện hữu một lần nữa, kích nút Restore sẽ trả lại cửa sổ thông thường.

4. Tắt thông báo

Để chặn những thông báo email hay mở tài liệu vi phạm, hãy nhấp vào thanh bình luận được thả xuống ở bên phải màn hình, sau đó chọn các thiết lập thông báo. Trong cửa sổ Pop-up, chọn “không gửi bất kỳ thông báo nào”. Nếu coi việc hủy nhận mọi thông báo là cực đoan, bạn có thể lựa chọn những bộ lọc có sẵn. Chẳng hạn chọn nhận được thông báo khi được đề cập đến trong một bình luận, hoặc khi ai đó trả lời một bình luận của bạn. Sau khi đã thiết lập xong, chọn OK.

5. Mở Google Docs trong cùng một cửa sổ

Với những tài liệu được lưu trữ trên Google Docs, khi mở từng tài liệu, Google Docs sẽ mặc định mở những tài liệu đó trên những cửa sổ khác nhau hoặc trên những thẻ (tab) khác nhau. Bạn cũng có thể thay đổi các thiết lập mặc định để thao tác thoải mái với các tài liệu hơn.

Trong mục Setting > Where items open, chọn In the current window (mở trong cửa sổ hiện tại) hoặc In a new window (mở trong cửa sổ mới) để thuận tiện cho mục đích sử dụng của mình.

6. Xem lịch sử sửa đổi

Để theo dõi lịch sử sửa đổi, kích vào File> xem revision history hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Alt-Shift-G. Thanh revision history sẽ hiển thị các chỉnh sửa lớn, từ mỗi lần tài liệu mở ra. Để xem những thay đổi từ mỗi lần tự động lưu lại, kích vào Show more detailed revisions để xem chi tiết hơn về những lần sửa đổi.

Lịch sử xem lại Google Docs cho phép người dùng quay lại phiên bản tài liệu trước đó chỉ trong trường hợp bạn xóa một thứ gì đó và đóng trình duyệt lại.

Phần sửa đổi của mỗi người dùng sẽ được biểu thị bằng màu sắc khác nhau. Bạn cũng có thể xem các phiên bản trước đó của tài liệu bằng cách kích vào phiên bản đó trong thanh bên. Nếu bạn muốn quay trở lại phiên bản bạn đang xem, kích vào Restore this revision (khôi phục sửa đổi này).

7. Xử lý vấn đề với những file ảnh cỡ lớn

Trong Google Docs , bạn có thể chèn hầu như bất kỳ hình ảnh vào một tài liệu văn bản mới chỉ bằng cách kéo và thả các tập tin từ máy tính của bạn vào tài liệu của bạn (miễn là bạn đang sử dụng một phiên bản mới của trình duyệt chính như Chrome , Firefox , Internet Explorer , hoặc Safari) . Tuy nhiên, Google Docs không cho phép chèn những hình ảnh có kích thước ngang hoặc cao hơn 2000 pixel. Lúc này bạn phải sử dụng máy tính để bàn để thu nhỏ kích thước xuống dưới 2000 pixel, việc chèn hình ảnh lên Google Docs mới thực hiện được.

8. Chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến

Google Docs hiện không hỗ trợ người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu dưới dạng ẩn. Có một cách thiết lập chức năng bật ngoại tuyến đồng bộ, nơi mà người dùng có thể tải các tập tin về thiết bị cá nhân và chỉnh sửa ngoại tuyến. Sau khi kết nối internet được thiết lập lại, Docs sẽ tự động đồng bộ và cập nhật các tập tin.

9. Soạn thảo tài liệu qua giọng nói

Gần đây Google đã cho ra mắt hàng loạt những tính năng mới thú vị.  Một trong những tính năng đó phải kể đến soạn thảo văn bản bằng giọng nói trên Google Docs. Để sử dụng tính năng này, trên Google Docs bạn chọn vào Tool, sau đó chọn voice Typing. Lúc này bạn đã có thể soạn thảo văn bản bằng giọng nói của mình.

10. Sử dụng công cụ tìm kiếm

Bạn đã từng tạo, nhận hay chia sẻ tài liệu nhưng lại quên mất tên. Với tính năng mới trên Google Docs, bạn không nhất thiết phải nhớ chính xác tên tập tin bạn vẫn có thể tìm thấy thứ bạn cần.

Tường Minh (Dịch từ Techworld)

(Theo Tuổi Trẻ Thủ Đô)

(Visited 4 times, 1 visits today)

Leave a Reply