Tiền -

Những lưu ý không thể không biết để sử dụng email hiệu quả nhất

(Tamsugiadinh.vn) - Email là công cụ làm việc bạn phải sử dụng thường xuyên. Có những lưu ý mà bạn cần phải "thuộc nằm lòng" để việc dùng email luôn đem lại hiệu quả công việc cao.
Những lưu ý không thể không biết để sử dụng email hiệu quả nhất
Những lưu ý không thể không biết để sử dụng email hiệu quả nhất
Email ngắn gọn
Không ai thích đọc và nhận được một email dài, gây lãng phí thời gian. Nguyên tắc viết email là ngắn gọn, tốt nhất trong vài dòng. Nếu nội dung của bạn nhiều hơn hãy cố gắng chọn các ý cô đọng nhất để trình bày vào email. Làm như vậy người tiếp nhận sẽ dễ chịu hơn. Đặc biệt, hiện nay nhiều người đọc email trên di động nên dùng cách này cũng tạo sự thoải mái và bớt mỏi mắt khi nhìn qua màn hình nhỏ.
Chi tiết quan trọng lên đầu tiên
Nếu như email tổng hợp lại diễn biến một cuộc họp, bạn thường trình bày theo thứ tự diễn biến. Nhưng thông tin quan trọng nhất của cuộc họp gồm: kết luận, phương hướng giải quyết lại thường được đưa vào vị trí cuối cùng. Điều này khiến cho người đọc nghĩ không có gì quan trọng hoặc không đọc hết nên bị bỏ sót thông tin. Hãy đưa thông tin quan trọng lên đầu rồi trình bày diễn biến ở phần sau.
Nguyên tắc viết email là ngắn gọn, tốt nhất chỉ nên vài dòng 
Đánh số thứ tự câu hỏi
Đây là thói quen mà nhiều người thường mắc. Nếu bạn không đánh số các câu hỏi mà xếp các câu hỏi cạnh nhau sẽ tạo cảm giác lộn xộn, rất khó chịu với người tiếp nhận. Thậm chí, những email như vậy đôi khi chỉ nhận được câu trả lời cho câu hỏi đầu tiên mà thôi, vì người đọc không chú ý tới phần sau do quá rắc rối.
Nói thẳng quan điểm
Nếu bạn muốn truyền đạt ý tưởng mà email chỉ hỏi "Anh/chị/ông/bà/bạn nghĩ gì về..."? thì thường sẽ không hiệu quả. Bạn nên chủ động đưa ra các đề xuất một cách rõ ràng. Nếu bạn muốn truyền đạt điều gì tới cấp trên, hãy chia sẻ cách tiếp cận và hỏi ý kiến họ có đồng ý hay không. Nếu họ không đồng ý với quan điểm của bạn, họ cũng sẽ hồi âm cẩn thận cho bạn.
Thời hạn trả lời email rõ ràng
Nhiều người nghĩ việc đưa ra thời hạn chót để trả lời email có vẻ độc đoán. Ngược lại có người nhận thấy việc này giúp mọi người chủ động hơn trong công việc. Điều đó giúp họ sắp xếp lịch hồi âm đúng hẹn. Bạn có thể gài thời hạn trả lời email kiểu "để dự án đúng tiến độ, tôi cần email hồi âm vào ngày...", hoặc bạn có thể nhắc deadline một cách khéo léo "nếu không nhận được hồi âm vào ngày..., tôi sẽ tiến hành các giải pháp đã đề xuất".
Đừng quên hồi âm email để tránh bị hỏi quá nhiều lần về sau
Email hồi âm để giải thích rõ ràng
Nếu ai đó gửi email khẩn về công việc mà bạn không thể hoàn thành hôm nay, hãy viết email trả lời về thời gian cụ thể bạn bắt đầu hay hoàn thành để không khiến họ lo lắng. Nếu bạn không hồi đáp sẽ khiến họ sốt ruột thúc giục và thắc mắc. Bạn cũng nên giải thích vì sao chưa hoàn thành hơn là chỉ xin lỗi đơn thuần.
Dòng chủ đề hấp dẫn
Mỗi người thường có thói quen đọc lướt hộp thư đến và quyết định đọc những thư có tiêu đề gấp gáp và hấp dẫn. Các dòng chủ đề là nơi chỉ ra tầm quan trọng thường được sử dụng như: Chờ phê duyệt, yêu cầu làm... Tiêu đề email cũng như tít một bài báo hoặc blog sẽ tạo ra sự hấp dẫn và thu hút người đọc.
Không nên tranh cãi qua email
Email là phương tiện chuyển tải cảm xúc rất ít, do đó dùng email để thể hiện sự tức giận không phải là ý tưởng tốt. Cho nên thay vì tạo ra những email tranh cãi, bạn hãy gặp nói chuyện trực tiếp để tránh hiểu lầm.
Minh Anh
(Dịch từ 99u)
(Theo Màn ảnh sân khấu)
Theo Màn Ảnh Sân Khấu
Tâm Sự Gia Đình
Từ khóa: email cách dùng email