Nguyên tắc để sử dụng email chuyên nghiệp trong công việc

Ngày nay, khi mọi công việc, giao dịch với khách hàng, đồng nghiệp hay đối tác chủ yếu được trao đổi qua email, thì việc sử dụng email một cách chuyên nghiệp sẽ có ý nghĩa rất lớn đối với mỗi người.
Nguyên tắc để sử dụng email chuyên nghiệp trong công việc
Nguyên tắc để sử dụng email chuyên nghiệp trong công việc

Nguyên tắc để sử dụng email chuyên nghiệp trong công việc

Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản để đảm bảo bạn có một email chuyên nghiệp trong công việc.
 
1. Cài đặt email 
 
Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy lưu ý trong việc cài đặt email. Một số nguyên tắc để cài đặt email chuyên nghiệp bạn cần nắm:
-  Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè.
-  Chỉ nên dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
-  Chỉ nên dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma.
-  Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.
-  Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn.
-  Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp  và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@.
 
2. Tạo tiêu đề email
 
Cũng giống như một bài báo, tiêu đề email sẽ có ý nghĩa thu hút sự chú ý của người nhận và cho họ biết nội dung chính của email là gì, nó sẽ quyết định xem người nhận có mở nó ra đọc hay không. Vì thế, hãy đặt tiêu đề e-mail ngắn gọn nhưng cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của e-mail. Nếu e-mail bạn gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề e-mail.
 
Không ai muốn nhận phải thư rác; vì vậy, nếu bạn đặt tiêu đề e-mail phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra.
 
Một sai lầm phổ biến của nhiều người là đôi khi vì cẩu thả hay chủ quan, họ gửi đi những email chỉ có nội dung hoặc kèm file attach mà bỏ qua phần tiêu đề. Dù đó chỉ là những trao đổi ngắn trong nhóm hay nội bộ công ty thì điều đó cũng thể hiện một tác phong thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng người nhận.
 
Nguyên tắc để sử dụng email chuyên nghiệp trong công việc
 
Tạo tiêu đề email là một trong những việc quan trọng và không thể thiếu khi soạn thảo một email
 
3. Trình bày nội dung có bố cục rõ ràng
 
Cho dù nội dung email không đề cập tới một vấn đề quá trang trọng,  bạn cũng luôn cần trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu được nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài hay ngắn:
- Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”.
- Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi.
- Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình.
- Kết thúc thư bằng câu chào đại loại như “Regards” hoặc “Your faithfully”.
 
Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày.
 
4. Quy tắc chung cho nội dung email
 
Thông thường, người đọc email sẽ có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy tắc sau:
- Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề.
- Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.
- Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu.
- Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như “2day I buy lunch 4 you”, “khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay “muốn mở lớp muh hông có giáo viên”.
- Cách hàng giữa các ý.
- Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể.
- Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận.
- Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email). Cách tốt nhất là bạn hãy bật chức năng soát lỗi chính tả trong khi soạn thảo email để kiểm soát tối đa những lỗi chính tả đáng tiếc.
 
 
5. Giữ nội dung thông tin trao đổi liền mạch
 
Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy email cho đối tác bằng các «Reply» hoặc «Reply to all» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại những thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn.
 
Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ.
 
Nguyên tắc để sử dụng email chuyên nghiệp trong công việc
 
Cần giữ nội dung thông tin trao đổi được liền mạch
 
6. Cần trả lời nhanh
 
Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể trả lời là : «… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhất có thể …».
 
Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng.
 
7. Cần hiểu rõ vai trò của người nhận
 
Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác.
- To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn
- Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email
- Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click vào «Reply to all»
 
Tổng hợp
(Theo Tuổi Trẻ Thủ Đô)
loading...

    
Tâm Sự Gia Đình