Tiền -

Một số mẹo hay để dùng Google Drive hiệu quả hơn

(Tamsugiadinh.vn) - Google Drive là công cụ hữu ích để bạn lưu trữ tập tin hoặc thiết lập kế hoạch làm việc. Đừng quên những mẹo nhanh dưới đây để sử dụng công cụ này hiệu quả hơn.
Một số mẹo hay để dùng Google Drive hiệu quả hơn
Một số mẹo hay để dùng Google Drive hiệu quả hơn

Ảnh IT

Cài đặt cơ bản, thêm các tập tin

Google Drive cho phép người dùng tự tổ chức các thư mục để quản lý các file một cách hợp lý nhất. Có 3 nguồn lưu trữ các tập tin trên Google Drive gồm My Drive, Shared with me, Google Photos.

 

Tập tin của bạn lưu trữ có thể nằm ở một trong 3 nơi nói trên. Đôi khi điều đó làm cho bạn cảm giác khó khăn hơn. Để khắc phục điều này, bạn có thể thêm tập tin, thư mục vào ổ đĩa riêng của mình. Bạn làm cách này bằng thao tác kích đúp chuột phải vào tập tin hoặc thư mục đó rồi chọn Add to My Drive. Việc làm này giúp cho bạn thêm shortcut đến file hoặc thư mục đó đến ổ đĩa của bạn.

Sắp xếp các tập tin theo tùy chọn

Các tùy chọn nằm ở bên phải thanh công cụ, khi bạn bấm Sort Options - nút có biểu tượng mũi tên nằm giữa hai chữ A và Z sẽ giúp bạn sắp xếp các dữ liệu theo tên, ngày xưa rồi đến ngày bạn mở tập tin đó.

Chọn tập tin nhanh hơn

Bạn có thể nhấn phím Shift + Click hoặc nhấp chuột vào một vị trí rồi kéo có thể giúp chọn nhiều tập tin trong Google Drive. Có những dịch vụ trực tuyến không hỗ trợ điều này nhưng Google Drive có thao tác này bạn có thể chọn nhiều tập tin để cùng thao tác.

Tìm kiếm tập tin

Khi cần tìm một tập tin, bạn thường dùng thanh tìm kiếm ở phía trên màn hình. Tuy nhiên, Google Drive sẽ hiệu quả hơn nhiều. Khi bạn chọn thanh tìm kiếm, trong menu hiện ra có lựa chọn từng kiểu tập tin. Cụ thể như Text có Text Documents hay tập tin PDF, video, slide, excel...

Ngoài ra, bạn có thể chọn More Search Tools để tìm kiếm theo ngày sửa, theo từ khóa. Cách tìm kiếm này giúp ban tiết kiệm thời gian, nhanh và chính xác hơn.

Tạo màu sắc ấn tượng cho tập tin cần chú ý

Muốn tạo hệ thống thư mục, bắt mắt hơn có thể click chuột phải vào thư mục đó, trong menu hiện ra chọn Change Color để đổi màu cho tập tin giúp bạn dễ nhận biết. Điều này rất phù hợp khi bạn muốn đánh dấu một tập tin quan trọng với các dữ liệu cần thiết sẽ nổi bật hơn những tập tin khác.

Bạn cũng có thể chọn các thẻ sao với chức năng Add Star ở menu khi click chuột phải. Khi bạn click vào Starred ở bên trái sẽ hiện các thư mục, tập tin đã được gắn thẻ sao, cách này tương tự như bạn gắn sao với thư quan trọng trong Gmail.

Xem trước tập tin

Để xem trước tập tin bạn chọn có đúng tập tin, tài liệu mình cần hay không hãy click vào biểu tượng con mắt ở góc phải. Khi bạn nhấp chuột vào tập tin, chọn chức năng Preview, bạn sẽ xem trước nội dung bên trong. Bằng cách này bạn tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc mở tập tin ra rồi xem nội dung. 

Muốn kiểm tra ai đã mở hay sửa tài liệu của mình, bạn nhấp chuột phải rồi chọn Manage Revisions. Để xem lịch sử chỉnh sửa bạn nhấp chuột phải và chọn View Details. Ngoài ra, nếu chọn Details, bạn biết được ngày sửa, kích thước của tập tin, ngày tạo, chủ sở hữu và người có quyền truy cập.

Đừng bỏ lỡ

Minh Anh 

(Dịch từ Makeofus)

(Theo Màn Ảnh Sân Khấu)
Tâm Sự Gia Đình